برنامج إدارة المهام
يتطلب تطبيق برنامج إدارة المهام في أي عمل فترة من التكيف والتطوير حيث يتم اختباره وتعلمه وتعديله لأول مرة ليناسب احتياجات فريقك على أفضل وجه. ولكن ماذا لو كان لهذا البرنامج تأثير مباشر على الإنتاجية والتنظيم والنمو النهائي لشركتك من خلال جمع المعلومات في مكان واحد ومساعدة موظفيك على العمل بكفاءة أكبر؟ تثبيت مدير المهام له العديد من الفوائد الرئيسية لاستخدامه لإدارة المهام بشكل فعال.
فوائد تنفيذ برامج إدارة المهام
- مركزية الأنشطة
يسمح لك برنامج إدارة المهام بدمج جميع أنشطتك في مكان واحد، مما يلغي الحاجة المملة إلى كلمات مرور وحسابات متعددة. وهذا يلغي خطر حذف المعلومات أو فقدانها. يتيح لك برنامج إدارة المهام مراقبة جميع أنشطة العملاء، وعدم تكرار العمل، ويمكنك تقييم مدى كفاءة وفعالية التعامل مع الطلبات.
- يحسن العمل الجماعي
إذا كنت تقوم بالعصف الذهني أو كنت تعمل فقط في جلسة إبداعية، وهو أمر شائع في أقسام التسويق، فيمكنك حفظ جميع الأفكار الأصلية في نظام إدارة المهام الخاص بك حتى تتمكن من الرجوع إليها في أي وقت. يؤدي هذا إلى زيادة مستوى التعاون بين فريقك بأكمله لأن أفكارهم المشتركة متاحة للجميع في أي وقت. كما أنه سيشجع فريقك على رؤية المساهمات التي يقدمها زملاؤهم في مهام معينة، وإذا كانت النتائج إيجابية، فيمكن أن يشجع ويحفز الآخرين على العمل بطريقة مماثلة لتحسين إنتاجيتهم.
- تحديد الأولويات
يتيح البرنامج لموظفيك معرفة قائمة المهام التي تنتظرهم ومن ثم تحديد أولوياتها بالطريقة الأكثر فعالية. يسمح استخدام البرامج للشخص بالوفاء بالمواعيد النهائية دون الاضطرار إلى التعامل مع الاجتماعات أو المهام الأخرى بطريقة لا يمكن إدارتها باستخدام نظام الورق والتقويم. يقوم برنامج Task Messenger بتخزين المواعيد النهائية والمواعيد والإجراءات الأخرى التي تم إدخالها بالفعل في النظام، مما يساعدك على إدارة وقتك بشكل أكثر كفاءة. كما يسمح لك أيضًا بإبلاغ مديرك بالأماكن التي قد تنشأ فيها مشكلات تتعلق بالوفاء بالمواعيد النهائية، مما يمنحك طريقة استباقية لتقسيم أعباء عمل فريقك وإدارتها.
- مراقبة متطلبات الوقت
واحدة من أكبر فوائد برنامج إدارة المهام Worksection.com هو أنه يسمح لك بتسجيل ومراقبة الوقت الذي يقضيه كل موظف في مهمة ما. وهذا مفيد لعدد من الأسباب. أولاً، يسمح لك بتتبع كفاءة أداء الأشخاص في الفريق، وهي معلومات يمكن أن تكون مفيدة في اجتماعات المراجعة والتقييم - سواء للثناء على الموظفين أو لتقديم دعم إضافي إذا بدا أن الأمور تستغرق وقتًا طويلاً في أوقات معينة. ثانيًا، يتيح لك تتبع الوقت المستغرق لإكمال مهام معينة قياس العمل الذي يقوم به فريقك في مشروع عميل خارجي بشكل فعال. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لزيادة التكلفة وتمديد فترة السداد.
بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن من تحديد نقاط القوة والضعف لدى فريقك عند البحث عن توظيف المزيد من الموظفين. من خلال زيادة الكفاءة والإنتاجية اليومية لفريقك، ستبدأ في رؤية نمو أكبر على المستوى الأسبوعي والشهري والربع سنوي والسنوي.
